Vers un nouveau mode de gestion pour la Ville

Le conseiller municipal responsable des finances, Pierre Latulippe, transmet qu’il faudra environ deux ans pour implanter le Lean dans l’ensemble des secteurs de la Ville. Pour demeurer efficace, le nouveau processus devra faire l’objet d’une amélioration continue.

La ville de Lac-Mégantic s’apprête à vivre une importante transformation en terme de gestion. À l’interne, chacune des tâches sera requestionnée et ce, dans l’ensemble des départements. L’objectif: une organisation du travail plus efficace pour une offre de services optimale, permettant également une réduction des coûts de fonctionnement. Un défi de taille mais réalisable, assure Pierre Latulippe, conseiller municipal responsable des finances. «Avant, les patrons imposaient leur façon de faire. Ce n’était pas mobilisateur. Avec le Lean Management, les solutions viennent des membres du personnel.»

Pierre Latulippe rappelle que Lac-Mégantic dispose d’un budget de 18 M$ en plus de faire face à une dette de 30 M$. «C’est très élevé pour une ville de 6000 habitants. Tout comme c’est le cas pour chacun de nous dans sa vie privée, la saine gestion des finances est très importante pour une organisation. Lorsque ce bout-là ne fonctionne pas, l’impact se ressent dans toutes les dimensions de l’organisation. Lors de la préparation du budget 2016, on s’est donné des priorités, dont celle d’optimisation des processus d’administration de la Ville. C’est pour ça que les gens nous ont élus.»

Bien que le Lean ne soit pas qu’une affaire de sous, il permettra sans contredit de réaliser des économies, soulève ce détenteur d’un baccalauréat en finances. «Il faut requestionner la façon dont sont offerts les services. Présentement, chaque fois qu’une nouvelle réalité se présente, on rajoute un petit bout à une fonction et ainsi de suite. L’organisation des services devient alors un ramassis de petits bouts ajoutés dans le temps. Avec le Lean, le personnel requestionne chaque tâche afin de s’assurer qu’elle constitue une valeur ajoutée pour le service à la clientèle.»

Pierre Latulippe qualifie le Lean de méthode puissante d’organisation du travail, où on considère que les experts sont les gens sur le terrain. «Les membres du personnel fournissent le contenu et le contenant vient de la firme spécialisée responsable de l’implantation du processus.» Complètement différent du principe où un consultant de l’extérieur vient proposer des solutions sans tenir compte des réalités sur le terrain, fait-il remarquer. «Le Lean fonctionne parce qu’il est très mobilisateur», transmet le conseiller municipal, visiblement emballé par le projet.

À titre d’ancien directeur général du CSSS du Granit, M. Latulippe sait de quoi il parle. En 2008, l’établissement qu’il dirigeait était le premier en Estrie à initier Lean Management, connue également sous l’appellation «méthode Toyota». «On a débuté avec l’urgence, où il y avait de gros problèmes de fonctionnement, des infirmières malheureuses, du temps supplémentaire obligé… On a réduit le besoin d’ajout de personnel, entre autres en éliminant des tâches n’apportant pas de valeur ajoutée», cite-t-il en exemple.

Certes tout changement se confronte à de la résistance, réaction fort compréhensible convient Pierre Latulippe. «Nous avons un bon support de la direction générale à la Ville, des cadres de qualité, des gens compétents et fiers, des leaders. Nous avons ce qu’il faut pour réussir une réorganisation.»